第二节    会议、展会的组织类
一、题型与思路分析
组织会议、展会是公务员特别是基层公务员的基本工作内容。会议也是管理手段中最常见的一种，安排程序相对固定，一般包括制订方案、下发通知、会场布置、会中服务以及会后总结几个阶段，用于商讨问题，交流经验，传达精神，决定事项等，有利于统一认识，更好地开展工作。针对公务员实际工作，面试中测查的会议种类主要包括新闻发布会、研讨会、文娱晚会、听证会等类型。回答组织会议类题目，一般依据会议的组织程序回答即可。
（一）会前准备阶段
在这一阶段，涉及的主要内容包括：（1）确定会议的主要议题、召开时间和地点；（2）明确参会人员的范围和人数，会议规模及安排；（3）布置会议场地，组织好会议服务人员，做好会议实施方案，报领导审批；（4）对参会人员发放通知，说明会议概况。
（二）会中实施阶段
这一阶段的工作比较繁琐，涉及事项多，服务工作量大。主要包括：（1）做好参会人员的接待工作，发放会议所需资料，会议持续时间较长的安排好食宿；（2）组织会议的实施，做好后勤保障工作；（3）协调会议中出现的意外冲突以及突发事件，确保会议的正常进行，并组织专门人员做好会议纪要。
（三）会后总结阶段
这一阶段是会议的扫尾阶段，主要包括：（1）做好参会人员的退场工作，安排参会人员顺利返回；（2）做好会场清洁工作，维护会场环境卫生；（3）总结会议成果，形成书面报告，提交领导审阅；（4）如果政策允许，对外公布会议精神，组织会议的落实工作。
这一作答思路也许不是最好的，但却是最不容易犯错的。这也是作答这类题目的基本思路，对于所有的考生来讲都需要了解和熟悉。客观来讲，只要能够确保会议的顺利进行并在会议结束时达成会议目标的方案都是优秀的组织方案，考生不必拘泥于上述思路，要充分思考，提出既切实可行又富有创意的组织方案，做到“人有我优”。
下图为会议筹备流程图，供各位考生参考。
某县委组织部会议筹备流程
在实际作答中，考生要将解题思路与实际相联系，利用规范的语言表达自己的见解。思路只是一副骨架，要想答题精彩生动，还需要血和肉来补充。根据多年的面试经验，我们总结出，一份较好的答案要包括三个方面。一是引题，简要说明会议组织的目的和意义；二是破题和解题，具体说明自己的组织方案，这是回答的主体内容；三是反思，结尾处简要说明自己从这次会议组织中学到什么，表明自己积极进取的工作态度等。语言风格因人而异，在此就不一一列举，下面通过对经典真题的具体讲解来阐述会议、展会组织类题目的作答思路，希望对考生有所启发。
二、经典真题精讲
1.假如你是一位乡镇党委秘书，让你组织一次会议，你如何进行？
【思路分析】 这是一道面试真题，意在考查考生的计划组织能力。题目要求考生以乡镇党委秘书的身份，制订一份会议实施方案，属于这一类题目最常见的设问方式，留给考生发挥的余地不大。回答这一题目，我们需要了解秘书的职业特点。秘书是协助领导者联系接待、办理文书与交办事项的工作人员，秘书工作的本质属性是辅助性。因此，在本题的回答中，考生要做好的是接待和服务工作，在方案拟定好后要征求领导的意见，突出领导的权威。另外，本题的另一个特点是没有限定会议的主题。没有议题，那怎么确定参会人员范围？怎么准备会议材料？这就需要分析题目对身份的限定——乡镇党委秘书。乡镇党委是中国共产党的基层组织，承担着贯彻落实中国共产党精神指示的重任，在宏观上指导着乡镇政府的工作，确保乡镇政府的工作符合社会主义要求。一般来说，基层党委组织的会议参会人员除党委班子外，还包括同级政府领导班子等人员。这样，本题的作答要素就基本明了了。在具体回答中，可以按照会前准备、会中实施、会后总结的步骤，条理清晰地将自己的方案表述清楚。其中一定要贯彻自己对乡镇党委秘书工作的理解，这是本题的提分点。
【参考答案】 乡镇党委是中国共产党的基层组织，在传达中央及上级党委精神、落实重要政策指示、引领社会主义建设方向上发挥着重要的作用。召开会议传达上级党委要求，明确乡政府各部门责任，是乡镇党组织的重要职责，意义非常重大，应该精心准备、认真组织。
作为党委秘书，首先，我会向领导请示本次会议召开的时间、地点、主题以及相关的参会人员等基本要求，并做好记录。
其次，认真准备会议所需资料，整理成册，方便参会人员参考；具体考察会场环境，确保会场安静、安全，并制定具体的会议计划，报领导审批。
再次，审批通过后，一方面对参会人员下发通知，明确告知会议的时间、地点等相关注意事项；另一方面，组织会议服务人员并做好培训工作，提高服务水平；设立专门接待人员，认真核实参会人员身份，并做好资料发放工作。会中，我会认真做好会议记录，确保会议各项工作有序进行。会后，组织人员收拾会场，做好善后工作，整理会议记录并提交领导审阅。
【答题误区】 本题陷阱较多。首先，很多考生混淆了党委和政府的关系，认为二者是平行关系，在我国，党委与政府是领导与被领导的关系。其次，不清楚秘书职位的特点，具体表现为在回答中自行确定会议的主题、时间、地点以及参会人员等，秘书作为领导的得力助手，是领导决策的重要落实者，可以辅助领导决策，但不能代替领导决策；还有考生将“组织”与“主持”混淆，秘书协助领导组织会议，但一般并不作为会议的主持者，会议的主持者通常由主要的领导充当。在会议中，秘书的本职工作是做好会议记录。很多考生没有弄清题目中暗藏的玄机，盲目地套用会前准备—会中实施—会后总结的思路，得分只能在三类。2.随着人们生活水平的提高，人们对“绿色文化”越来越重视。现在你所在的部门要针对“绿色文化”开展一次研讨活动，由你来组织，请问你如何处理？
【思路分析】 本题属于研讨会的组织类，会议的主题确定（绿色文化），形式确定（研讨会），考生的身份不具体（题意只说明某部门）。对这一类会议的组织相对来说比较容易。因为身份不具体，考生可以以会议全权组织者的身份来作答，身份限定性难度降低；需要注意的题眼是“绿色文化”和“研讨会”。“绿色文化”作为本次研讨会的主题，暗示了参会人员的领域范围，也是考生在回答中需要强调的信息点之一。研讨会是专门针对某一行业领域或某一具体讨论主题在集中场地进行研究、讨论交流的会议。它对场地有一定要求，通常需要在正式的会议室举行，会场应提供投影仪、音响话筒、白板等演讲所需的设施，超过3个小时的研讨会，还需要安排会间休息，俗称茶歇或茶点时间。另外，研讨会应满足不同观点意见的参与者演讲发言，因此在时间安排上，通常要安排多个参与者演讲发言。考生在具体回答中除按照组织会议的一般思路进行，还要突出研讨会的特殊要求，并且保证研讨会圆满结束。
【参考答案】 “绿色文化”是一切不以牺牲环境为代价的行为及意识的统称，它是一种人与自然和谐相处的文化。在保护环境日益成为全球共识的今天，召开“绿色文化”研讨会，为专家学者搭建一个思想认识的交流平台，对于深化社会对“绿色文化”的认识，更好地落实全面协调可持续的科学发展观具有重要的意义。作为这次会议的组织者，我在思想上会高度重视这次研讨会的召开，精心准备，认真组织。
首先，我会搜集社会上“绿色文化”领域相关的研究成果，了解最新的研究动态，深化自己对“绿色文化”的理解，并整理成册，作为会议材料。
其次，制定具体的会议计划，确定会议的时间、地点、参会人员，计划会议流程，组织会议服务人员与会议记录人员，安排好参会人员的食宿，并下发会议通知。会场选择在单位正式的会议室或者其他具有同等条件的场地，并提供投影仪、音响话筒、白板等演讲所需的设施，提前对会场进行考察，确保会场周围环境安静、会场布置合理。
再次，做好参会人员的接待工作，发放会议资料。会议开始时可以播放一些“绿色文化”方面的宣传片，简单介绍相关研究成果，说明研讨会的流程及意义，并落实会议记录人员责任。会议进行中要随时与会场服务人员保持沟通，做好后勤安全保障工作。此外，还要关注会议进程，活跃会场气氛，鼓励参会人员踊跃发言，出现意见冲突时，坚持“求同存异”的原则，确保研讨会的顺利进行。
最后，安排好参会人员离开的交通工具，整理会议记录，做好汇报工作，并依照法律规定对外公布研讨会成果，促进社会“绿色文化”水平的提高。
【答题误区】 本题的难点主要在于研讨会这一形式。在面试过程中，多数考生均能简单阐述“绿色文化”的内涵及意义，但对于具体会议的组织方案则答得五花八门。研讨会与其他会议相比，对场地及时间要求更严格，会中需要调动参会人员的积极性，而且在意见上容易起冲突，需要会议组织者协调处理。很多考生没有抓住研讨会的特征，将其等同于一般的会议来组织，所提方案对于研讨会来说不具有可行性。3.假如你是机关工作人员，单位要召开一次关于“安全生产突击检查”的新闻发布会，领导让你负责这次发布会，你怎么办？
【思路分析】 本题要素俱全，会议主题、形式，考生身份等信息均有明确的规定，对考生计划组织能力的考查更加直接。从题意来说，考生的身份是机关工作人员，与其他题目大同小异，不具有特殊性；会议主题是“安全生产突击检查”，属于常见面试题目。本题的关键信息在于会议的形式——新闻发布会。它又称记者招待会，是一个社会组织直接向新闻界发布有关组织信息，解释组织重大事件而举办的活动。新闻发布会一般正规隆重——形式正规、档次较高，地点精心安排，邀请记者、新闻界（媒体）负责人、行业部门主管、各协作单位代表及政府官员。沟通活跃——双向互动，先发布新闻，后请记者提问回答。方式优越——新闻传播面广，报刊、电视、广播、网站，集中发布（时间集中，人员集中，媒体集中），迅速扩散到公众。另外主题应单一，不能同时发布几个不相关的信息。新闻发布会的筹备事项包括：（1）准备主题材料，包括发言稿、新闻通稿（发给记者）、宣传材料等发布会必备材料；（2）确定主持人和发言人。主持人一般由组织的宣传负责人担任，发言人一般由组织的主要负责人担任（级别高、有权威性）；（3）确定邀请记者的范围、地域、形式、日期，提前一周送请柬，会前一两天电话落实；（4）选择合适的地点；（5）做好预算。在实施阶段，具体包括迎宾签到、分发资料、会议过程、会后活动、效果评估、注意事项等环节。另外，新闻发布会一般也会为记者提供一定的馈赠品。新闻发布会的注意事项很多，但对于面试考生来说，上述信息已经足够作答绝大多数新闻发布会组织类题目了。
【参考答案】 近年来，我国安全生产形势严峻，在对安全生产情况进行突击检查后，及时召开新闻发布会，公布检查结果，接受媒体记者的采访，既是推进政府信息公开、尊重人民群众知情权的重要渠道，又是提高社会安全生产意识，保障人民群众生命财产安全的有效举措。由我来组织这次新闻发布会，我深感肩上责任的重大，一定不负所托，认真做好这次新闻发布工作。
首先，我会做好新闻发布会的准备工作。确定新闻发布会的时间、地点，整理调查结果，组织专业人员撰写新闻发布稿及宣传材料；与组织内部人员做好沟通，确定本次新闻发布会的发言人和主持人，并准备好发言提纲等辅助材料；确定邀请媒体记者的地域、范围、形式等，制定发布会实施方案，发放邀请书，并在发布会一两天前电话确认记者是否准时到场；做好预算，为记者购买一些礼品或纪念品；组织发布会服务人员，并做好相关的培训。
其次，我会做好新闻发布会的实施工作。组织人员接待参会记者及其他人员，做好来宾签到工作并发放宣传材料；按照计划方案落实发布会的实施，维持好会场秩序，保证发布会顺利进行；督促其他会场服务人员各司其职，做好后勤保障工作。
最后，我会做好新闻发布会的善后工作。新闻发布会结束后，向到场嘉宾、记者发放礼品或相关纪念品，将发布会资料整理立案并归档，追踪媒体的报道，组织人员深入群众，了解群众的反应和意见，评估发布会的实施效果。总结这次发布会组织过程中的得失，为下次更好地组织相关会议奠定基础。
【答题误区】 新闻发布会不同于其他会议形式，它需要现场与媒体记者的互动，对发言人的分析能力和语言表述能力要求较高。从上面的分析我们可以看出，新闻发布会的组织流程和一般会议有很大的不同。在面试中，考生容易有两个错误倾向：一是回答模板化，不区分具体会议形式的特点，回答的对象缺乏针对性，所提的方案缺乏可行性；二是尽管明确了新闻发布会的要素，但在作答中过于强调预演、赠品，将新闻发布会导演成一场表演大会，违背了新闻发布会的真实性。
三、过关练习
1.某县芒果丰收,县政府决定组织人员去参加水果展销会，如果让你负责,你怎么组织这项活动?
【答题要点】 首先，与展销会举办方取得联系，了解展销会的规模、范围，确定展销会的具体地点和持续时间。如有需要，向举办方说明本县参展意愿，预定展销摊位。
其次，根据本县芒果大丰收情况，确定展销品种。召集展销人才，成立专家小组，制定具体的展销策略和行程安排，报领导审批。
再次，精选本县水果样品，进行合理包装，拟定宣传标语，确定展销小组，实行责任到人，确保展销活动中人尽其职、物尽其用，并做好食宿安排。在实际展销中，要遵循市场经济的规律，坚持公平竞争，崇尚诚实守信，绝不弄虚作假，认真介绍我县芒果等水果质量好、产量大等优势，争取获得企业的订单；吸收借鉴展销会其他摊位的营销策略，及时调整我们策略中不合理的地方，尽最大努力办好这次展销。
最后，参展完成后，清理场地，整理签单情况，向举办方表示感谢，与签单企业负责人保持联系，带领展销小组安全返回。将展销会情况整理成报告，向领导做好汇报工作。
【答题误区】 参加展销会的目的是宣传本地水果的优势，促进外界了解和接受，争取企业等组织的合作意愿，使本地的水果资源优势转化为经济优势。这也是本次展销会成败的关键所在。如果考生将重点放在从展销会开始到结束的简单介绍上，或者没有突出本地芒果丰收的现状及优势，所提方案多会使这次展销会流于形式，无法吸引企业的关注，也就无法解决本县芒果的销路问题。2.安排你组织一次会议，你会做哪些准备工作？
【答题要点】 首先，联系领导，明确会议的主题、召开时间、地点以及领导对会议有无特别交代事项。
其次，根据领导指示，确定参会人员范围，具体考察场地，成立会务小组，做好场地布置、会议资料、参会人员食宿等相关事项的安排工作。
再次，草拟一份会议实施方案，做好会议预算工作，并报领导审批，审批通过后做好会议通知的下发工作。
最后，组织会务人员培训，熟悉各个流程及注意事项，做好会议的后勤保障工作。
【答题误区】 回答本题需要注意两点：（1）需不需要向领导请示会议主题、召开时间等事项？这一点需要联系工作实际来辨别。公务员考试录用的是非领导职务公务员，也可以称作基层公务员，像组织会议这类工作是基层公务员的重要工作内容，但是否召开会议一般并不是由基层公务员决定的，他们负责的只是会议的组织和实施。因此，如果题目中没有明确限定考生的身份是领导者，我们建议考生在回答中还是向领导请示，以明确服从意识。（2）题目并不是要考生回答组织一次会议的各个环节，只是询问会前的准备工作。考生在回答中如果涉及了会中实施和会后总结等内容，均是审题不清的表现，会导致失分。3.你是办公室主任，请你组织一下单位的年终总结大会。
【答题要点】 首先，联系单位其他负责人员，做好单位的年度工作统计工作，形成报表，分析年度工作的成绩与不足，确定成绩突出个人及团队名单。
其次，选取员工代表，与单位领导代表共同成立大会委员会，商讨大会实施方案，确定举行时间、地点等具体事项，购买礼品，做好大会预算工作，并下发大会通知。
再次，组织文案组、摄像组、主持组等相关工作小组，分别负责大会的台词撰稿、实况录制、现场主持等工作。在员工内部征集文娱节目，充分调动员工积极性。
最后，严格依据大会实施方案组织大会的进行，维护好会场的秩序，做好大会善后工作。
【答题误区】 本题并不是严格意义上的会议组织类题目，兼有文体活动的组织要素。但因为年终总结大会是年终岁尾总结工作成果，制定下一年工作计划的重要形式，不同于一般的文体活动，我们暂将其列为会议、展会组织类。回答这类题目，考生切忌生搬硬套，不重视调动参会人员积极性，将年终总结大会组织得缺乏生气。考生在具体的答题中要结合实际情况，具体问题具体分析，避免发生张冠李戴的错误。