“礼貌原则”与“合作原则”是语用学的两个最基本的原则，是我们交流思想，传递信息时需要遵守的基本原则。公文是传达政令、沟通信息、推动公务活动开展的重要工具，为了准确地传达政令，有效地沟通信息，公文的撰写就需要遵循特定的语用原则。本文试图从行政公文语篇的生成角度入手，探讨其中“礼貌原则”与“合作原则”的运用。
首先请看下面一份商洽函：
××日报社关于青年记者业务进修的函
××大学教务处负责同志：
您好！
现有一事，烦请你校给予解决。你校是知名高校，尤其是新闻专业，更是享誉全国。因此，我社曾于去年准备派记者到你校学习，但由于力量不足，未能实现。现根据国家有关部门关于尽快提高新闻工作者的素质的有关精神和上级要求，我社为了提高青年记者的业务能力，我们克服暂时困难，决定从现有记者中抽出12名青年记者，到你校新闻系记者进修班脱产进修一年，时间从2006年2月1日开始，到2007年1月31日结束。有关进修费用按上级有关文件规定缴纳。如你校能同意，不仅是对新闻事业的大力支持，也是对我社工作的鼎力相助。对此，我们将不胜感激。希尽快函告我们。
此致
敬礼！
××日报社人事处（章）
二○○五年十月二十日
这份商洽函的内容虽然明白，但在语言运用上存在很大问题，违背了礼貌原则和合作原则，影响了商洽函的效用，具体分析详见下文。
一、礼貌原则
礼貌原则是语用学所研究的内容之一。礼貌体现出人们对他人“面子”的意识，在语用学中，“面子”被称其为自身的公众形象。
莱可夫(Lakoff)主要从“面子”维护观来对其进行了深入的探讨。她描述了以下两种不同的说话人可以遵守的礼貌原则：
1. 不要强求于人。它一般适合于交际双方权利和地位不均等的场合。遵守这一原则的说话人会尽量避免使听话人去做不情愿做的事情，要么采用征求对方意见或者表示道歉的形式，要么改变自己的表达方式，运用恰当的语气。例如上文的商洽函中“现有一事，烦请你校给予解决”，“决定从现有记者中抽出12名青年记者，到你校新闻系记者进修班脱产进修一年”，“希尽快函告我们”中的“解决”、“决定”、“尽快”等词语都有强行之意，命令对方，而无商量征询的口气，也没有尊重对方的诚意。再如“要”字在机关应用文中用得相当普遍，特别是在“指示”、“通知”、“决议”、“决定”、“会议纪要”等指令周知性公文中，运用较多。尽管出现的形式不同，但多是作为虚词使用，表示希望、提醒、命令或要求人们去做某件事，采取某项行动。但是，在报告、请示等上行文文种中，一般不宜随便用“要”字。在一篇公文中有这样一段话：
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