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发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。
成文日期指会议通过或者发文机关负责人签发日期，是公文的生效日期，即党政机关公文生效重要标志。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。
印章是体现公文效力重要表现形式，公文生效重要标志，是鉴定公文真伪重要依据之一。发文机关署名应加盖发文机关印章，并与署名机关相符。特殊发文机关可不加盖公章。
(1)加盖印章公文
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
(2)不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，日期下排，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
(3)加盖签发人签名章公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐，每行只编排一个机关签发人职务、签名章，签发人职务应当标注全称。
签名章一般用红色。
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