农业农村工作知识之农村公文与档案 3.1

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　　村官作为农村最基层的管理者，也经常会拟写和处理一些常用文书。因此，应重视公文写作、处 理与档案管理，应加强管理基础工作。

　　一、“公文”的界定及农村常用公文

　　提到文书，有一个概念是人们常常会遇到的，那就是“公文”。在工作中，常常使用的公文主要包括：

　　1.中共中央办公厅在1996年5月3日公布的《中国共产党机关公文处理条例》中的14种公文为： 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要;

　　2.国务院2000年8月24日修订，2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》中的13 种公文为:命令、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、议案、意见、函、会议纪要;

　　3.常见的事务类文书:计划、总结、调查报告、简报、规章制度等;

　　4.常见的专用文书：司法、外交、军事、财经等;

　　5.常见的日用类文书：开幕词、闭幕词、聘书、求职信、条据等。

　　上面的五大类文书就是我们所说的“公文”。不过，在农村实际工作中，经常会接触到的公文主要 包括通知、请示、报告、会议记录与会议纪要、计划、总结等。

　　二、公文的特殊格式

　　(一)信函式格式

　　发文机关名称上边缘距上页边的距离为30毫米，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定;发文 机关全称下4毫米处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20毫米处为一条文武线(上细下粗)，两条 线长均为170毫米。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文 字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级 或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相 应要素说明。

　　在制发机关公文的实践中，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式” 公文，用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。这种公文除了不标识签发人以外， 其他各要素均与“文件式”公文相同。为此，本标准为这种“信函式”公文设计了格式，具体为：

　　1.发文机关名称上边缘距上页为30毫米，也就是打破了本标准规定的“文件式”公文上白边为37 毫米的界限，将“信函式”公文的上白边缩小为30毫米，然后在30毫米之下标识发文机关名称。由于 不加“文件”二字，这时的发文机关名称一般不用简称，如国务院这种“信函式”公文，机关名称便标识 为“中华人民共和国国务院”，而不像“文件式”公文那样用规范化简称标识为“国务脘文件”。

　　2.在发文机关名称4毫米之下印一条上粗下细的武文线，在距下页边20毫米处印一条上细下粗 的文武线，线的长度为170毫米。这样设计，可保证“信函式”公文与“文件式”公文的版心基本一致， 只不过将发文机关标识移出了版心。

　　3.“信函式”公文的份数序号、密级、紧急程度可以放在武文线下版心左上角顶格(一般说来，“信 函式”公文很少同时出现这三项)，发文字号放在武文线下版心右上角顶格。首页不放页码，最后一行 (第22行)文字下边缘与文武线距离6毫米。其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。

　　(二)命令格式

　　命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号白发文机关酌定。命令 标识上边缘距版心上边缘20毫米，下边缘空2行居中标识令号;令号下空2行标识正文;正文下空1 行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务 应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。分送机关标识方法同抄送机关。其 他要素从本标准相关要素说明。

　　命令(令)可以说是国家行政机关发文的最高级形式。《办法》规定，命令(令)适用于依照有关法 律规定发布行政法规和规定;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的 决定。从命令(令)的适用内容也可以看出其权威性、重要性。因此本标准特别规定了命令(令)的格 式，而且是比照国务院命令(令)的现行格式设计的。应该说，这个格式应严格按照执行，以从表现形 式上维护国家政令的权威性和统一性。本标准对命令(令)的格式规定具体为：

　　1.发文机关名称应用全称，不能用简称包括规范化简称。如国务院的发文机关名称就是“中华人 民共和国国务院令”。因此命令(令)的发文机关应以批准本机关成立文件核定的全称为准。发文机 关名称后加“命令(令)”字。发文机关标识用红色小标宋体字;字号由发文机关酌定，但要掌握在不超 过上级机关的字号的程度，可以同等大小，但不能超过。标识的位置按本标准的规定可以这样计算： 上白边(37毫米+ 20毫米)，即57毫米下标识。如果是联合发布命令(令)，在首位的发文机关也要在 此处标识，其余机关下移，“命令(令)”字右侧上下居中。

　　2.在发文机关之下空1行标识令号，居中，令号用黑体字较庄重，前加“第”字，即“第X号”。令号 的编制自发第1号令开始，不受年度限制，这与发文字号不同，发文字号序号以年度为限。

　　3.令号之下空2行标识正文，中间没有红色反线，与“文件式”公文不同。正文标识格式执行标准 对正文的规定。令文的内容一般都比较简短，大多是一个自然段。

　　4.正文之下空1行标识签发人亲笔名章，发文机关平时应制备。签名章用红色，右空4字。签名 章左空2字标识签发人职务，命令的签发人应是发文机关的最高领导;如果是联合命令，职务应标全 称，此时可用简称，如“XX部部长”，因为发文机关标识已使用全称了。

　　5.签名章之下空1行标识成文日期，右空2字。

　　6.命令(令)的版记格式从本标准相关规定，只有一点不同，即命令(令)不分主送、抄送，而用“分 送”这一特定形式，这一点要注意。

　　(三)会议纪要格式

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