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公文写作技巧:公文版记部分注意事项

2012-01-01 09:59:55 公务员考试网 http://www.huatu.com/ 文章来源:互联网

  版记部分又称文尾部分,通常由主题词、抄送机关名称、印发机关和印发时间、版记中的反线、版记的位置等要素组成。

  (1)主题词。主题词是能够反映公文主要内容和类属的、规范化的名词或词组。标引主题词时,顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映文件内容的词,后标反映文件形式的词。当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时,可在类别词中选择适当的词标引。使用的主题词不得超出主题词表的范围。每份文件的主题词,最多不超过5个词组。上报的文件,应当按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体、居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。

  (2)抄送机关。抄送机关是指主送机关之外需要执行或了解公文内容的其他机关。标注抄送机关,应当使用该机关全称或规范简称、统称。一份公文要不要抄送,抄送给什么样的机关都要从实际需要出发,既不要滥抄滥送,也不应漏抄漏送,以免产生不利的影响。

  公文如有抄送,在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。

  (3)印发机关和印发时间。公文的印制工作一般由发文的具体办公部门承担。印发时间不同于发文时间,这是指公文开印的具体时间。印发机关时间位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关在左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。

  (4)版记中的反线。版记中的反线是指版记中各要素之下都要加一条反线,相互隔开,宽度同版心。

  (5)版记的位置。版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行。

  公文的格式和行文规则4、公文的印装规格(1)公文用纸的规格公文用纸要采用国际标准A4型纸,其成品幅面尺寸为297mm×210mm(长×宽)。公文用纸的页边(留空处)与版心的具体尺寸为:公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm,版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)(2)公文排版的规格和要求。正文用3号仿宋体字,一般每面排22行(以3号字高度加3号字高度7/8的距离为一基准行),每行排28个字。要做到版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸合乎标准,版心不斜,误差不超过1mm。

  (3)印刷要求。公文应双面印刷,页码要套正,两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%,红色油墨应达到色谱所标Y80%,M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白,无断划。公文中未作特殊说明的图文项目,颜色均为黑色。

  (4)装订要求 公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯,外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm。平订钉锯与书脊的距离为3mm~5mm。

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